Разработчиком системы евфрат документооборот является компания. Новая стандартная конфигурация системы

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

1. Общая информация

Тип: Системы автоматизации документооборота

Разработчик: Cognitive Technologies

Лицензия: Проприетарная

Размер дистрибутива: 350 Мбайт

2. Основные модули и архитектура

Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:

АРМ «Пользователь»

рабочее место

АРМ «Администратор»

«Графический дизайнер маршрутов»

«Дизайнер форм»

«Менеджер журналов и отчетов»

электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий

«Почтовый клиент»

Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:

APM «Архивариус»

ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер

Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

3. Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:

· регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

Регистрация нового документа на основе существующего;

Автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

· присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· ведение номенклатуры дел;

· сканирование и распознавание документов:

Поддержка потокового сканирования;

Распознавание «на лету» (Drag&Recog);

· работа со словарями и справочниками:

Поддержка иерархических словарей и справочников;

· постановка документов на контроль:

Назначение контролера и ответственного по документу;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

Настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

Автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка :

Сохранение поисковых запросов;

Использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;

· подготовка и печать журналов и отчетов:

Формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

Возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

Возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;

§ экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

· автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

4. Возможности 14 версии системы

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» имеет 14 основных отличий от своей предыдущей версии:

Бизнес-ориентированный интерфейс

В «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь, удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.

Новые возможности анализа информации

В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.

Интеграция с 1С

В новой версии реализован механизм интеграции с приложениями 1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи системы 1С могут получить всю необходимую им информацию из системы электронного документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.

Настраиваемая структура пользовательских и общих папок

В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователя. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.

Бизнес-роль «Администратор документооборота»

«Администратор документооборота» - новая роль в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14». В компетенцию сотрудника, являющегося «Администратором документооборота», входит организация процессов документального обеспечения управления на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части, касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.

Поддержка версионности документов

В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.

Работа с проектами документов

Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.

Тесная интеграция с MS Office и Проводником MS Windows

В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» из традиционных средств создания документов.

Монитор безопасности

Встроенный в систему монитор безопасности позволяет следить за действиями пользователей в режиме реального времени, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Развитие подсистемы Workflow

В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.

С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.

Возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту

В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.

Работа под управлением Windows Vista

Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.

Новая стандартная конфигурация системы

В основу базовой конфигурации для новой версии системы взята конфигурация «Быстрый старт», которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в систему электронного документооборота (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).

5. Преимущества

«ЕВФРАТ-Документооборот»

нормативным требованиям

российского делопроизводства

«ЕВФРАТ-Документооборот»

технологическую разработку

морфологического анализа

программного обеспечения

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Интеграция

Интеграция с приложениями - MS Office 2003 и 2007 и программой «1С: Предприятие».

Использованная литература

Ознакомился с системой документооборота и моделирования бизнес-процессов нижнего уровня "Евфрат ", компании Cognitive Technologies. Данная система покрывает в базовой части функционал документооборота; возможна комплектация CRM. Сразу отмечу, что использует она собственную СУБД "Ника" о боеспособности которой не могу судить, но факт собственной субд вызывает почтение (рассмотренные ранее системы использовали готовые, здесь тоже возможен вариант MS SQL).

Моделирование бизнес-процессов в Евфрат Документооборот

Также мне импонирует название русскими буквами "Евфрат", только немного евреями попахивает). Что система имеет: дизайнер (форм, бизнес-процессов) и пользовательский интерфейс (толстый и тонкий клиент); дизайнер форм создает шаблоны готовых вордовых документов. Дизайнер удалось потрогать, визуально похож на инструмент моделирования - пару кнопок и серое поле, собственная нотация.. Главный минус не в интерфейсе (этого хватало и в ) а отсутствии универсальности: есть общепринятые стандарты описания бизнес-процессов, для чего создавать свой..? Ведь в конечном счете предприятие реорганизуется и нельзя делать привязку на отдельных аналитиках "разбирающихся в построенном". Такова специфика рынка - продукт покупают компании с большими планами.
Причины собственной нотации в возрасте продуктов: тогда не было адекватной нотации для исполняемых процессов, но кто мешает сейчас доработать (как bpmn в ELMA например). Однако, Евфрат больше система электронного документооборота делопроизводства.

Интерфейс пользователя в системе Евфрат

В целом программа Евфрат похожа на улучшенный DocsVision. Поддерживает API, функционален по части документооборота и есть модуль CRM (дополнительно). Не понравилось отсутствие демо данных, открытие в отдельных окнах новых операций. При создании документов (и других операциях) половина страницы "убивается " = кушается интерфейсом - смотрите скрины, из-за этого нужно прокручивать скролл... Быстрые сквозные кнопки и меню вовсе отсутствуют.
Из особенностей: при операциях согласования/ознакомления документа права доступа раздаются только на время согласования, т.е. затем придется специально их выставлять для этого же человека. При просрочке задачи-поручения почему-то оповещение о просрочке выполнения не падает. Редактировать поручение может только контролирующий , т.е. не всегда это автор!

На сайте есть хороший график эффективности внедрения систем документооборота, из чего я делаю вывод о понимании сферы деятельности со стороны компании, только они как собаки - "чует и хвостом виляет, а сказть не может". В самой программе не заложена философия удобства и продуманности, она ненамного лучше " стандартных офисных программ и электронной почты ". По мере работы с системой Евфрат периодически выпадает сообщение о состоянии субд.. - может это связано с моей ОС - W-7..

Главная страница системы Евфрат : все в одном месте, но не знаешь на чем сфокусировать взгляд. Цветовое выделение немного спасает.
Что действительно порадовало, так это дополнительные модули по автоматическому формированию рег. карточки на основе электронного документа, что значительно может сэкономить время делопроизводителя. И вообще стремление Евфрата к автоматизации рутины радует. Но интерфейс от этого удобнее не станет.

P.S. Систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Евфрат можете приобрести за 170 000 р. на 25 пользователей, но ввиду особенностей СУБД "Ника" нельзя будет расширять число пользователей на этой же БД, как в или где используется стандартный MS SQL, бесплатная база данных FireBird. Придется новые лицензии субд ника покупать при расширении штата, а к этому можно приплюсовать конвертацию (а можт и нет).., потерю времени, поэтому лучше сразу MS SQL. В целом напоминает улучшенный DocsVision - работать удобнее, но есть ключевые моменты, нагружающие работу пользователя, не создающих ему условий найти главное.

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов (специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов) , автоимпорт и поддержка версионности документов (обзор всех версий(видов) этого типа документа), полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/ Proccess Management - управление эффективностью бизнеса ) . В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Электронный документооборот

На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

договоры;

служебные записки.

«Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников).

В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.

Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Управление договорами

Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.

Работа с финансовыми документами

Благодаря системе «Е1 Евфрат» вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату, а также реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента (контрагент – одна из сторон договора) закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Работа с первичными бухгалтерскими документами.

Автоматизация процессов согласование оплат.

Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов.

Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0.

Интеграция справочников контрагентов для 1С.

Вызов документов, зарегистрированных в «Е1 Евфрат» непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).

Открытый API для интеграции с учетными системами.

Электронный архив

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Возможности

Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;

Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);

Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;

Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;

Создание отчетов и аналитических справок;

Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Работа с клиентами

Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами.

Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.

Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;

Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;

Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;

Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;

Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);

Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;

Удобная система обработки новых обращений.

Генератор отчетов

Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.

Возможности

Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;

Импорт и экспорт отчетных форм;

Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;

Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;

Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;

Возможность использования графических объектов и диаграмм;

Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

Автообработка документов

С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать не требующие вмешательства человека операции.

Регистрация документа в указанном потоке;

Автоматическая постановка документа на маршрут;

Автоматическая постановка на контроль исполнения;

«Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;

Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;

Отправка письма по внутренней почте;

Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;

Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;

Создание связи между документами (указание связанных документов);

Создание подпоручений и дочерних согласований;

Присоединение файлов к любому документу комплекса;

Автоматическое снятие документов с контроля.

Ведение.................................................................................................................................2

1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот»......3

2 Область применения и приемущества............................................................................4

3 Заключение......................................................................................................................11

4 Список используемой литературы................................................................................12

Введение

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Приведенное выше определение охватывает информационные системы всех видов, в частности фактографические системы, которые основаны на технологиях баз данных и оперируют структурированными данными, системы текстового поиска, оперирующие документами на естественных языках, глобальную гипермедийную информационную систему Web и др. По этой причине в определении используется обобщенный термин информационные ресурсы. Частными его случаями являются данные для систем баз данных, документы для систем текстового поиска, HTML-страницы или ХМL-документы для Web и т.д. Информационные системы различных видов, широко применяются в современных офисах. Бухгалтер или делопроизводитель, менеджер или работник кадровой службы - у каждого из них может быть своя информационная система, которая поможет оптимимзировать трудовой процесс в целом и сократить временные затраты на выполнение рутинных операций. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционирут в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Ефрат».

1 Общая характеристика информационной системы «Евфрат-документооборот».

Разработчик: Cognitive Technolodies

Адрес в Интернет: http://www.cognitive.ru/products/euphrates/

Размер: 30-50 Мбайт (версия 2000)

Платформы: Win9x, Win2K/XP

Статус: Commercial

Цена: 200 долл. (SOHO). 200долл. (Office)

«ЕВФРАТ-Документооборот» - первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки

Отлаженность и стабильность работы

Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут)

Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге

Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения

Низкая стоимость владения системой

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения:

Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования

(«Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);

Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия

Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных

рабочих мест под требования заказчика.

2 Область применения и приемущества.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

проектирование типовых маршрутов движения документов.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

криптографического шифрования;

протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» ;

отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

создание единого пространства управления распределенной структурой;

сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

Развитые средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;

«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;

«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших

производственных ресурсов:

организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» как сервиса;

экспорт и импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

администрирование хранилища форм документов.

Уникальной особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» является входящая в комплект поставки встроенная СУБД Ника, поэтому система не требует дополнительных вложений в приобретение лицензий и поддержку сторонней базы данных. «ЕВФРАТ-Документооборот» не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков («Генератор отчетов», «Модуль морфологии» и др.). Гибкость и простота настройки позволяют пользователям с помощью средств адаптации и встроенного инструментария своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики. Одним из приемуществ являются минимальные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот» , необходимые для ее нормального функционирования:

Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III;

256 Mb оперативной памяти;

от 180 Mb свободного дискового пространства;

Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка;

Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.

Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части:

Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV;

1 Gb оперативной памяти;

15 Gb свободного дискового пространства;

Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка;

Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше;

Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

Рабочее место пользователя в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» организовано так, что вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется сотрудникам в главном окне при загрузке системы. Подобный бизнес-ориентированный интерфейс обеспечивает удобную навигацию по документам и поручениям и позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций. В системе реализована структура пользовательских и общих папок. Общие папки - номенклатура дел организации - настраиваются администратором системы или пользователем, имеющим права администратора документооборота. Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте пользователя и позволяют обеспечить сотрудникам удобную работу с необходимой им информацией. Электронный документ в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой совокупность карточки (формы) с описывающими документ реквизитами, прикреплённых файлов, связок с другими документами и контрольной информации. Система позволяет регистрировать новые документы, изменять и удалять существующие. При регистрации документов ведётся контроль заполнения полей регистрационной карточки и автоматический контроль дублирования документов. Регистрировать новые документы можно также на основе существующих, что сокращает время регистрации однотипных документов.
В системе имеется возможность задавать маршрут прохождения документа среди исполнителей и согласующих. Сотрудник может выбрать типовой маршрут из списка заранее созданных или составить новый маршрут, указав для него необходимые условия и его участников. При этом поддерживается параллельна

(имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение задани друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Проектирование типовых маршрутов в системе осуществляется с помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов». В рамках маршрута сотрудники могут давать подпоручения коллегам, подчиненным.

Особое место в любой информационной системе занимает контроль. И так, в «ЕВФРАТе» удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений). При этом реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволяет сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ, когда система не запущена.Сотрудники, получая уведомления и напоминания о сроках выполнения поставленных перед ними задач, могут оптимально спланировать свой рабочий день, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Автоматическая отправка контролеру и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков позволяет рассчитывать время на выполнение того или иного задания. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения". Это упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и как процесс обработки документа проходил до текущего момента.В системе реализована функция автоматизации процесса приема поручения на исполнение. Сотруднику, при поступлении нового задания, в специальном окне программы необходимо принять или отказаться от исполнения, при этом есть возможность оставить комментарий или указать причину отказа. После этого происходит отсылка соответствующего уведомления лицу, выдавшему задание. Таким образом, становится понятно, получил или нет сотрудник задание, началась ли работа по

документу, и если нет, то по какой причине произошел отказ. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность отправки промежуточного и окончательного отчета по поручениям контролеру, который при необходимости может отправить документ на доработку. С помощью специального поиска по контрольным заданиям и документам есть возможность найти задания и поручения, отвечающие определенным условиям, по времени, по определенным сотрудникам, видам документа и т.д. Возможность использовать в системе электронную цифровую подпись (ЭЦП) позволяет согласовывать и утверждать документы на должном уровне безопасности, так как ЭЦП позволяет заменить печать и подпись, гарантируя авторство документа после его подписания. Пользователи системы «ЕВФРАТ-Документооборот» могут вести переписку между собой при помощи встроенной почтовой службы. Сотрудники организации могут рассылать документы другим пользователям системы. Также в системе реализована возможность отправки зарегистрированных документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ. Средствами системы «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществляется мгновенный поиск документов и поручений в больших архивах информации по их содержанию и любой комбинации реквизитов с использованием встроенной технологии морфологического анализа русскоязычного текста. При формировании поискового запроса пользователи задают перечень и интервалы значений реквизитов. Кроме того, возможен поиск по форме документа, для этого необходимо заполнить на ней нужные поля информацией из искомого документа. В расширенном поиске предусмотрена возможность гибкого задания условий для поиска. В частности, пользователь может задавать сложные запросы с использованием логических условий. Часто повторяемые запросы можно сохранять и использовать при следующем поиске.
Встроенный в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» генератор отчётов предоставляет возможность построения различных аналитических отчётов и журналов. Пользователи могут формировать отчёты и журналы как по всей базе документов, так и по отдельной выборке, что позволяет анализировать работу по различным сферам деятельности. При построении отчетов доступны данные о ходе

исполнения каждого поручения и подпоручения. Для отслеживания результатов работы по выданным заданиям в системе предусмотрено построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений.
Возможность использования диаграмм при построении отчётов делает их более наглядными и прозрачными. Отчеты могут быть экспортированы в форматы DOC, RTF, HTML, XLS. Все сформированные отчёты можно распечатать непосредственно из окна просмотра отчётов или уже из экспортированных файлов. Важной характеристикой системы электронного документооборота является обеспечение безопасности работы. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает всеми необходимыми средствами для достижения должного уровня безопасности. Благодаря парольной идентификации каждого пользователя исключен несанкционированный доступ посторонних лиц. Механизм распределения прав доступа на документы и на действия с ними позволяет ограничить доступ к документам в соответствии с должностными компетенциями пользователей и, тем самым, обезопасить документы. Отличительной особенностью системы является наличие встроенного модуля «Монитор безопасности», который позволяет в режиме реального времени следить за действиями пользователей, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации. Кроме того, в системе предусмотрены временные права, на тот случай, если возникнет необходимость привлечь сотрудника к работе по документу, доступа к которому у него нет. При этом сотрудник получает полномочия для работы только с этим документом, и по окончании работы автоматически лишается их.

Заключение

«ЕВФРАТ» способен обрабатывать приактически все существующие форматы документов: тексты (в форматах DOC, XLS, HTML, RTF, PPT, WRI, TXT /ASCII, ANSI, KOI-8/), таблицы, картинки (в форматах TIF, PCX, JPG, BMP, GIF и др.), графики, страницы Интернет, звуковые и видеофайлы и т.п. Плюс к этому: «ЕВФРАТ» не просто создает на вашем коомпьютере «виртуальный архив», но и добросовестно индексирует содержимое всех документов. Таким образом данную информационную систему можно применять и в качестве поисковика, с помощью которого можно за считаные секунды найти любой документ по ключевому слову или словосочетанию.

Наряду с виртуальными папками в «ЕВФРАТе» можно сосздавать и индексировать так называемые «папки-образы». Если на компьютере имеются основные папки, в которых чаще всего сохраняется документация, или любимые страницы Интернет, можно создать ее «образ» в ЕВФРАТе. Программа будет сама следить за обновлением содержимого этих папок, добрососвестно индексируя все изменения в них. И в любой момент можно будет найти нужный файл всего за пару секунд. «ЕВФРАТ» способен сохранять каждый запрос на поиск того или иного документа и результаты этого поиска в виде отдельного файла. И в дальнейшем, если понадобится повторить поиск, будет достаточно одного щелчка мышки по ярлыку сохраненного запроса.

«ЕВФРАТ» выпускается в нескольких модификациях: самый простой вариант, @HOME, способен обрабатывать массив до 50 тыс. документов. Профессиональный же вариант Server позволяет обрабатывать документы во всей локальной сети и включает в себя специальные средства для групповой работы.

Таким образом, информационная система «ЕВФРАТ-Документооборот» является практичной, простой в обращении, с минимальными требованиями и демократичной ценой. Именно благодаря этим качествам она получила широкое распространение.

Список используемой литературы

1Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

2 Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер - Пресс, 2001, №10, с. 58-62.