Канцелярия названия предметов. Канцелярские товары для офиса

Что такое канцелярские товары? История канцтоваров как отдельной торговой группы.

Основные виды канцелярской продукции.

Магазины канцелярских товаров. Сопутствующая продукция.

Важно, но не для всех! Канцтовары по профилю.

Планирование, контроль...стратегия, мозговые штурмы!

Список самых необходимых хозтоваров для офиса

Итак, список канцелярских товаров для 5-11 класса:

Что могу посоветовать как студент окончивший 4 курс.

1) Тетрадь. По возможности заведи одну общую тетрадь формата А4, на семестр ее должно хватить, желательно чтобы тетрадь была разделена на несколько частей производителем. После 4 лет обучения могу сказать что это одна из самых удобных форм ведения конспекта, если не брать в расчет ноут, планшет etc. Всегда все под рукой, некоторые дисциплины имеют много смежных вещей и во время лекции можно дополнять конспект по другому предмету, хранить после окончания учебы проще, при поступлении на 5 курс ты будешь рад тому,что у тебя около 8 больших общих конспектов, вместо пары десятков тетрадей.

2)Ручки. Советую "километровку" в зависимости от специальности ее может хватить на семестр как точно, а то и больше. Можешь взять еще пару цветных,но на лекциях редко будет возможность выловить момент и сделать надпись цветной ручкой.

3)Черчение. При необходимости возьми карандаши разных типов, но об этом редко кто задумывается. Скорее всего тебе понадобиться две линейки, одна сантиметров на 30-50, вторая с углом 90 градусов и длинной около 15 ,этого будет достаточно, можно еще транспортир. Выбирай линейки из прочных,твердых материалов. Лучше всего металл. Ведь лекции порой очень скучные и линейки принимают на себя первый удар в борьбе со скукой.

4) Принтер. Нет, не так. ПРИНТЕР(!!!). Это самая важная вещь в университете, ты будешь править балом, ты станешь легендой, тебе будут преподносить дары и строить алтари в твою честь. Банальный пример, курсач это примерно 50 страниц + чертежи. Прогон одного листа А4 в нашем универе 1.25 грн. А печатать придется много, очень много! За семестр я печатал примерно пару сотен страниц в лучшем случае. В худшем доходило до 500+ страниц,ценник соответствующий.

5) Исходя из пункта 4. Бумага. Помимо печати это так же универсальная валюта,при закрытии зачета или повышении оценки на пару баллов. Удобно набрасывать эскизы, примеры, схемы, таблицы, данные с лабораторных работ и прочее. Ах да, не забудь про файлики.

6)Мелочевка. Это пункт на свое усмотрение, для повышения комфорта обучения. Сюда вносим корректоры, ластики, точилки, мелкие стикеры, клей, степлер и прочее.

Чуть не забыл. ФЛЕШКА. Вещь еще важнее,чем принтер, забрать лабы домой, забрать лабы в универ с дома, принести черновики курсовых/диплома/реферата, взять методички,электронные варианты конспектов и еще много всего полезного с ней можно делать. Советую кингстон на 16 гигабайт и с самого начала создай папку Университет, и внутри еще несколько папок с названием дисциплин, а их в свою очередь разбей на конспекты/лекции/методички/черновик/лит-ра. Четкая иерархия и структуризация не позволят потерять очень важную методу среди разного мусора.

Что такое канцелярская продукция, как возник этот термин и что он означает? Какие виды товаров относятся к «канцелярии»? Что можно купить в магазинах канцтоваров? На все эти вопросы мы ответим в этой статье, чтобы помочь вам разобраться во всем многообразии канцелярских принадлежностей и узнать, за какими именно покупками стоит отправится в магазин канцтоваров.

Очевидно, что термин «канцелярские товары» произошел от слова «канцелярия», поэтому давайте разберемся, что же это такое. В средние века канцелярией называли специальное место, огороженное решеткой, где, под руководством канцлера, писцы готовили указы, акты и пр. документы. В современном значении «канцелярия» - это название государственного учреждения или его подразделения, занимающегося делопроизводством. Проще говоря, канцелярия занимается работой с документами. И именно отсюда и возник термин канцелярские товары – это принадлежности, которые используются для создания, оформления и хранения документов.

Назвать время, когда появились канцелярские товары как вид, невозможно – у каждого изобретения, которое впоследствии вошло в эту группу изделий, своя отдельная история. Но можно выделить период, когда канцтовары получили широкое распространение за пределами канцелярий и учебных учреждений. В 19 веке канцелярские принадлежности, а конкретнее, принадлежности для письма, стали, что называется, частью этикета. Именно в это время стало популярным и вежливым отправлять красиво оформленные письменные приглашения, записки и ответы на них своим знакомым. Поэтому писчая бумага и пишущие принадлежности появились во многих домах. И, как следствие, канцелярские принадлежности отделились от книжной продукции и «переросли» в отдельный вид товаров.

Бумажная продукция. К канцелярским видам бумажной продукции относятся все виды бумаги для печати и копирования документов, бумага для факса, бумага для записей (как обычная, так и с клеевым краем), всевозможные блокноты, ежедневники, тетради и пр. Сюда же относится бумага для черчения, цветная бумага и картон, а также различная специализированная бумага – калька, миллиметровая бумага, копировальная бумага.

Письменные принадлежности. Здесь все просто – фактически, все письменные принадлежности – это подраздел канцелярских товаров. Это все типы ручек и карандашей, маркеры и фломастеры.

Принадлежности для работы с документами. Сюда можно отнести все товары, которые мы используем для оформления документов и их обработки. Это различные степлеры и дыроколы, ножницы, клей и клейкая лента, расходные материалы, такие как скрепки, скобы и кнопки, ластики и корректирующие средства и др.

Принадлежности для хранения и систематизации документов. Сюда относятся все виды папок и файлов. Это всевозможные папки-регистраторы, скоросшиватели, пластиковые папки-конверты и пр. Выбор таких папок очень большой, как по цветам и материалам, так и по формату и размеру. К этой же категории можно отнести различные обложки для тетрадей, книг и дневников, а также деловые визитницы.

Канцтовары для организации рабочего места. Различные подставки и стаканы для рабочих принадлежностей, органайзеры, лотки и накопители для бумаг, также относятся к канцелярским товарам. В продаже есть также целые настольные наборы, которые состоят из предметов, необходимых для эффективной организации рабочего места в офисе.

Товары для творчества. Все, что необходимо для рисования, лепки, создания поделок и аппликаций из бумаги, также можно отнести к канцелярским товарам. Конечно, если основываться не определении «канцелярских товаров», это не совсем те принадлежности, которые нужны для работы с документами. Но так как многие из аксессуаров для творчества совпадают с типичными канцелярскими принадлежностями, эта группа товаров также «закрепилась» в канцтоварах. Помимо «общих» принадлежностей, таких, как ножницы, клей, карандаши, цветная бумага и др., к канцтоварам для творчества относятся кисти и краски, пластилин и другие материалы для лепки, а также дополнительные аксессуары – стаканчики и палитры, доски и пр.

Подарочные канцелярские товары. Оригинальные и красивые канцелярские принадлежности считаются одним из наиболее оптимальных подарков для делового человека. Такие подарки и сувениры принято дарить руководителям, партнерам по бизнесу или потенциальным клиентам. Это может быть все, что угодно – ручка или записная книжка, настольный набор, бумажник или визитница, портфель, футляр и многое другое. Главное, чтобы такой подарок отличался качеством исполнения, стильным дизайном и, одновременно, практичностью, и был изготовлен из дорогих качественных материалов.

Сейчас основные виды канцелярской продукции можно купить даже в супермаркетах и обычных киосках, но за большими покупками лучше все-таки отправиться в специализированный магазин, где вам предоставят профессиональную консультацию и широкий выбор нужных товаров.

К тому же, в магазине канцелярских товаров вы сможете купить и дополнительную сопутствующую продукцию, которая может вам пригодиться. Так, например, вместе с канцтоварами для школы вам могут предложить рюкзаки и пеналы, наборы для детского творчества, раскраски, детские книжки и другие товары для детей. Наряду с офисными канцтоварами вы сможете найти в магазине калькуляторы и маркерные доски, а также различные хозяйственные товары для ухода за техникой и офисным помещением. В магазине товаров для офиса и школы вам также всегда подскажут, какие расходные материалы могут понадобится, помогут подобрать все необходимое и ничего не забыть.

Поэтому, если вы готовитесь к закупке канцелярских товаров для работы, ищете поставщика канцтоваров для оптовых закупок, выбираете школьные принадлежности или ищете интересные идеи для творчества, - приходите к нам, мы вам поможем!

Данная статья надеюсь поможет как молодому и начинающему офис-менеджеру, так и специалисту. На самом деле ассортимент канцелярских принадлежностей настолько велик, и иногда кажется, что офис готов поглотить практически весь представленный ассортимент канцелярии от кнопок и скрепок до самой умной офисной техники...

Ниже я перечислю сначала самые необходимые товары для функционирования абсолютно любого офиса, а затем перейдём к более расширенному списку, где каждый под свой род занятий сможет найти ответы.

В конце данной статьи Вы сможете купить ВСЁ САМОЕ-САМОЕ необходимое из представленных ниже списков того, что нужно Вашему офису. Вам нужно только проставить необходимое кол-во товара и добавить в корзину, не покидая данную страницу. Товар подобран тщательно и Оптимизирован практически под любой офис по принципу Качество выше Цены. Данный подбор товаров подойдёт, если Вы хотите купить дёшево и экономить на покупке канцтоваров, так и для тех, кто привык пользоваться товарами, которые по своим качеством превосходят собственную цену.

САМОЕ-САМОЕ для любого офиса ТОП-30:

1. Бумага для принтера А4;
2. Файлы для документов А4 формата;
3. Степлер;
4. Скобы для степлера;
5. Дырокол;
6. Скрепки канцелярские (если скреплять не много - идеально подойдут скрепки на 28мм);
7. Ножницы;
8. Бумажные блоки для записей;
9. Стикеры с клейким слоем (для напоминания к примеру на КанБане);
10. Закладки пластиковые или бумажные;
11. Маркеры для выделения текста;
12. Маркеры перманентные (тонкие или толстые, в зависимости от рода деятельности);
13. Ручки шариковые синие и любой другой цвет (или по желанию гелевые или роллеры);
14. Чернографитовые карандаши;
15. Точилка для карандашей;
16. Подставка для ручек, скрепок и канцелярских мелочей;
17. Подставка для бумажного блока;
18. Лотки для бумаг (вертикальные или горизонтальные);
19. Корзина для бумаг;
20. Клей-карандаш и ПВА;
21. Канцелярский скотч и упаковочный скотч;
22. Папка для хранения или перемещения документов, к примеру скоросшиватель;
23. Корректор текста;
24. Канцелярская книга;
25. Биндеры металлические (зажимы для бумаг);
26. Ластики;
27. Калькулятор;
28. Почтовые конверты;
29. Антистеплер (расшиватель скоб);
30. Салфетки для оргтехники.

1. Папка-регистратор - используется в основном в бухгалтерии или подразделении, которое обрабатывает и хранит большое кол-во информации в бумажном виде (отчёты, копии документов...);
2. Папка с файлами - может быть удобна как курьеру для доставки документов, так и менеджеру для хранения под рукой нужной информации;
3. Папка на кнопке - это папка в основном удобна курьеру для перемещения и обмена документами между филиалами или Вашими партнёрами;
4. Папки-портфели;
5. Папка на кольцах;
6. Перекидной настольный или настенный календарь;
7. Штемпельная краска - используется далеко не в каждом отделе или подразделении (в основном бухгалтерия, склад, ресепшн...);
8. Ежедневник бумажный или блокнот;
9. Подкладка для письма;
10. Линейка;
11. Именные настольные таблички;
12. Бейджи.

Так же хочу заметить, что сегодня практически в каждом офисе можно встретить оборудование для презентации или же доски для личного пользования:

1. Магнитно-маркерная доска на стену;
2. Пробковая доска;
3. Флипчарт - магнитно-маркерная доска на треноге или же на колёсиках;
4. Стеклянные доски - можно использовать как предмет интерьера или же для презентации и мозговых штурмов;
5. Аксессуары к доскам - магниты, губка для стирания, спрей и маркеры для досок;
6. Блокноты для флипчарта.

Не маловажным является и момент чистоты и гигиены. Приведу список самых необходимых хозтоваров для офиса:

1. Бытовая химия - для мытья пола и стен, для унитаза, для мебели, для стёкол и зеркал...для мытья посуды;
2. Салфетки для уборки соответственно;
3. Перчатки для уборки хозяйственные;
4. Личная гигиена - это жидкое мыло, бумажные салфетки для рук...

Работайте комфортно в чистоте и порядке! Бесперебойная и эффективная работа офиса зависит напрямую от его обеспечения...Успехов и процветания!!!

И отдельно останавливались на . Кроме того, мы рассматривали темы: « », « », « » и « ». Посмотреть их еще раз можно, перейдя по ссылке.

Сегодня хочу поговорить о том, что из канцелярских товаров нужно в старшей школе. Мы с сыном как раз собираемся в шестой класс и покупаем все необходимое.

Наименование

1. Рюкзак либо сумка.
2. Сумка для сменной обуви и спортивного костюма.
3. Пенал.
4. Ручки с синим стержнем – 5 штук.
5. Цветные ручки (1 зеленая, 1 черная, 1 красная).
6. Набор гелевых ручек.
7. Дневник и на него обложка.
8. Тетради в клеточку на 18-24 листа – 10 штук.
9. Тетради в линию на 18-24 листа – 10 штук.
10. Тетради на 12 листов на контрольные работы в клеточку и линеечку – по 5-10 шт.
11. Тетрадь на 48 листов – 3 шт.
12. Тетрадь для нот.
13. Обложки для тетрадей.
14. Обложки для учебников.
15. Папка для тетрадей.
16. Блокнот для заметок.
17. Карандаши простые – 2 штуки.
18. Набор цветных карандашей.
19. Корректор.
20. Маркеры цветные.
21. Точилка.
22. Ластики — 2 штуки.
23. Линейка на 30 см.
24. Треугольник.
25. Транспортир.
26. Циркуль.
27. Степлер и скобы.
28. Калькулятор.
29. Цветная бумага.
30. Цветной картон.
31. Закладки для книг.
32. Альбом для рисования либо папка для рисования.
33. Папка для черчения.
34. Бумага, формата А4.
35. Гуашевые краски.
36. Стакан-непроливайка, палитра.
37. Кисть для рисования.
38. Ножницы.
39. Клей.
40. Клеенка и фартук с нарукавниками.
41. Бейдж.
42. Папка-скоросшиватель.
43. Файлы – 10 штук.
44. Расписание уроков.
45. Настольный органайзер.
46. Электронная книга либо планшет.

Вот такой список канцтоваров получился. Конечно, он может меняться в зависимости от класса и школы. Но, в основном все эти принадлежности нужны в старшей школе. Почему в этом списке есть планшет? Нам учителя разрешили закачать в него книги и носить в школу вместо книг. А то ранец получался очень тяжелым и большим.

Если у Вас есть, что добавить, напишите в комментариях, а если понравилась статья, поделитесь ее с друзьями в социальных сетях.

СНАБЖЕНИЕ ОФИСА КАНЦТОВАРАМИ: КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ ПРОЦЕСС
Скриптунова Е.А.
"Секретарь-референт" №12 (48) декабрь 2006

Вопрос обеспечения офиса канцтоварами, наверное, наиболее животрепещущий для большинства секретарей небольших компаний или офис-менеджеров компаний покрупнее. Регулярные затраты на канцтовары есть у любого офиса и каждый руководитель заинтересован в том, чтобы, по возможности, эти затраты сократить. Естественно, без ущерба для производственного процесса. Именно вопросу о том, как же минимизировать расходы компании на канцтовары, и посвящена данная статья. Чтобы ответить на этот вопрос, нам необходимо разобраться, каким образом формировать перечень необходимых компании канцтоваров, как выбирать поставщиков, как часто делать закупки, как вести учет расходования канцтоваров. Данные аспекты процесса организации снабжения офиса канцтоварами являются ключевыми в деле сокращения издержек, и на них мы сделаем основной акцент.

Итак, рассмотрим, какие же факторы влияют на расходы компании по статье «канцтовары». Прежде всего, это:

Сам перечень канцтоваров, что именно закупается для производственных нужд и в каком количестве. Или, другими словами, это объем закупки.

В зависимости от специфики деятельности компании этот список может быть минимален (бумага, ручки, папки) или включать чуть ли все возможные позиции из каталога канцтоваров. Другими словами, прежде всего, необходимо выяснить, сколько и каких канцтоваров нужно компании. Простое сокращение данного списка до действительно необходимого уровня уже даст компании существенную экономию.

Стоимость закупаемых канцтоваров.

В идеале решение данного вопроса должно зависеть от политики компании. Если компания стремится за счет дорогих канцтоваров сформировать определенный имидж – то бо льшая стоимость закупаемых канцтоваров имеет смысл. Если же канцтовары не играют в компании имиджевой роли, а просто используются по назначению, тогда покупая более дешевые аналоги можно сэкономить довольно приличные суммы.

Выбор поставщика

Известно, что разброс цен у компаний, занимающихся продажей канцтоваров, довольно существенный. Простое изучение рынка, сравнение цен и выбор наиболее дешевого варианта также может привести к существенной экономии. Однако, на деле довольно редко случается, что секретари проводят такой анализ. Им проще закупать там, где и всегда проводились закупки (возможно даже решение принималось задолго до начала их работы в компании). Кроме того, многие секретари опасаются, что выбор поставщика не входит в их полномочия, и предпочитают действовать по сложившейся традиции.

Налаживание систематичности в закупках.

Наладив учет канцтоваров и обеспечив регулярность закупок можно серьезно сэкономить. Ведь как происходит довольно часто. «Вдруг» что-то заканчивается, и секретарь вынужден это что-то очень быстро закупить. В итоге покупать приходится там, где могут обеспечить поставку в нужный срок. А это довольно часто бывает дороже. Кроме того, делая закупки планово, например, раз в месяц секретарь может обеспечить достаточный их объем для получения скидок и других привилегий (например, бесплатной доставки)

Рассмотрим каждый из этих факторов экономии более подробно.

Перечень необходимых канцтоваров

Очень часто компания закупает значительно больше канцтоваров, чем ей в действительности необходимо. Обычно экономия за счет сокращения объема закупки бывает самая существенная. Поэтому именно с данного пункта мы и предлагаем начать работу по сокращению затрат на канцтовары.

Чтобы оценить так ли это в вашей компании и сэкономить на этом пункте, необходимо последовательно проделать следующие действия:

1) Провести ревизию канцтоваров, находящихся в пользовании и хранящихся у сотрудников и составить полный перечень канцтоваров.

Данную ревизию можно проводить в форме инвентаризации, создав небольшую комиссию, а можно просто попросить всех сотрудников переписать свое канцелярское «имущество».

Для этих целей лучше заготовить единую форму учета, чтобы легче впоследствии было сравнивать. Можно облегчить задачу, заранее вписав в эту форму наиболее типичные группы канцтоваров.

Например,

Наименование	Количество на момент ревизии	Ориентировочная потребность в год (по мнению сотрудника)	Необходимая периодичность (раз в месяц, раз в 2 месяца, раз в квартал, раз в полугодие)	Примечание
	2 пачка	12 шт.	1 раз в 2 месяца по 2 пачки
	5 шт.	12 шт.	1 раз в квартал 3 ручки	Последняя закупка – была год назад
Папки-уголки	20 шт.	200 шт.	1 раз в полугодие по 100 шт.

Если использовать данную форму, то помимо ревизии текущего состояния можно выявить как сотрудник определяет свои потребности. Эта информация пригодится позже для определения периодичности закупок и установлении норм расходования канцтоваров.

После того, как списки составлены, необходимо провести их анализ. Он заключается в том, чтобы сравнить списки сотрудников (или отделов) между собой, выявить и объяснить различия. Если различия не вызваны спецификой деятельности, а определяются субъективными причинами, то имеет смысл скорректировать список канцтоваров.

Например, два бухгалтера, выполняющие идентичную работу в одной компании заказывали разные архивные папки. Один - простые бумажные, стоимостью 5 рублей, а другой пластиковые с замочками по цене 110 руб. Как выяснилось, никакой спецификой деятельности это вызвано не было. Просто один был склонен к экономии, а другому нравились красивые вещи.

2) Определить средний расход каждого вида канцтоваров по отделам и сотрудникам.

Средний расход определяется путем деления общего количества канцтоваров, закупленных за определенный период (лучше всего год) на количество месяцев в данном периоде.

В случае существенных расхождений выяснить причины такой ситуации. Возможно, что какой-то отдел в силу специфики работы объективно тратит больше канцтоваров определенного вида. Если же большее расходование относительно средней величины не вызвано объяснимыми причинами, то либо не продумана организация работы, либо канцтовары просто расходуются неэкономно.

Например, в одной компании, менеджер заказывал больше всех папок. Когда его попросили показать, куда он их расходует, оказалось, что в отличие от своих коллег он заводит отдельную папку на каждого клиента и каждый договор. Его руководитель признал это нецелесообразным и обязал сократить количество папок.

3) Провести совместно с руководителем анализ, действительно ли необходимы те канцтовары, которые закупаются, не заказывают ли сотрудники и отделы лишнее, и пылится ли потом все это великолепие на полках.

Участие непосредственных руководителей сотрудников, особенно на этапе анализа, обязательно. Очень часто бывает, что слишком большой расход канцтоваров напрямую связан неэффективной организацией труда. И даже если на первом этапе руководители будут сопротивляться данной работе, считая, что это пустая трата времени, в итоге они, обычно, бывают благодарны инициатору этой работу. Ведь они получают возможность проанализировать работу своих подчиненных, оптимизировать ее и соответственно не только сэкономить на канцтоварах, но и высвободить время подчиненных для решения других задач.

В результате анализа расходования канцтоваров руководитель отдела узнал много интересных вещей. Один его сотрудник, например, практически не пользовался ежедневниками. С ежедневником он приходил только на совещание отдела, потому что видел, что все так делают. Больше он ежедневником не пользовался. Любую нужную ему информацию записывал на маленьких листочках. Естественно при этом, что он часто терял телефоны партнеров, забывал выполнять поручения, не передавал информацию коллегам. Выяснился данный факт, когда обнаружилось, что он единственный постоянно заказывает блоки маленьких листков для записи. После беседы с этим сотрудником руководитель выяснил, что он имеет весьма смутное представление о тайм-менеджменте (управлении временем). Данный сотрудник был отправлен на обучение, и его эффективность в результате сильно возросла.

4) После проведения учета и анализа текущего состояния по расходованию канцтоваров составляется перечень необходимых канцтоваров на каждое рабочее место (или отдел) с учетом специфики деятельности.

При этом стоит иметь ввиду, что все канцтовары условно можно разделить на две группы:

Канцтовары, которые необходимо закупить разово при организации рабочего места и обновлять в будущем не чаще чем 1 раз в 2-3 года;

Канцтовары, которые необходимо закупать регулярно, с определенной периодичностью.

Поэтому для каждого рабочего места имеет смысл составлять два списка.

Примерный минимальный перечень канцтоваров для организации рабочего места:

Канцелярский набор: стаканчик (размер, количество отсеков, форма зависит от желания), комплект ручек, карандашей, ластик, ножницы, нож для бумаги, степлер, антистеплер, скрепки.
Дырокол
Калькулятор
Стаканчик для скрепок с магнитом
Точилка для карандашей
Записная книжка
Лотки для бумаг
Линейка
Визитница для своих визиток

Примерный минимальный перечень канцтоваров для функционирования типичного рабочего места (например, менеджера по работе с клиентами)

Наименование	Примерный расход	Примечание
	1 пачка в месяц

Карандаши	1 в 2 месяца	Через 3 месяца после организации рабочего места
	1 в 2 месяца	Через 3 месяца после организации рабочего места
Блокноты	1 в 2 месяца
Скрепки для степлера	1 упаковка в 3 месяца
Скрепки обыкновенные	1 упаковка в 3 месяца
	1 упаковка в год
Салфетки для техники
Папки большие на кольцевом механизме	10 шт. в полугодие
Файловые папки	100 шт. в квартал
Папки-уголки	100 шт. в полугодие
Архивные папки	100 шт. в полугодие
Папки для презентационных материалов с файлами	5 шт. в полугодие
Папки-скоросшиватели	10 шт. в квартал
	1 пачка в 2 месяца
Разделители	10 шт. в полугодие
Картридж к принтеру	1 раз в 4 месяца
Ежедневник	1 раз в год
Визитница	1 раз в год

Очень хорошо экономит расходы установление нормы расходования канцтоваров. Если норма израсходована, то сотруднику (или отделу) больше не выдаются определенные канцтовары до истечения срока их расходования. Это стимулирует персонал более бережно относиться к канцтоварам. Но данная мера может иметь и негативные последствия. Бывает, что кому-то нужно существенно меньше нормы и, получая установленное количество канцтоваров, эти сотрудники либо просто их складируют, либо пользуются, что называется, не считая, хотя вполне могли бы обойтись и меньшим количеством. Выход из ситуации можно найти, применяя смешанный подход. Для сотрудников, которые умеют экономить и расходуют меньше всех канцтоваров, все необходимое выдается не по норме, а сколько требуется (что у них всегда меньше нормы). Для тех же, кто склонен к перерасходу, нормы соблюдаются жестко.

Таким образом, по данному пункту экономия сначала происходит за счет сокращения общего списка канцтоваров и исключения из него позиций, которые явно не требуются в работе (вроде пластиковых архивных папок, как в приведенном выше примере). И следующий шаг состоит в том, чтобы сократить количество расходуемых, а значит и закупаемых канцтоваров до необходимого уровня, избегая перерасхода (для этого как ориентир используются нормы расходования).

Стоимость закупаемых канцтоваров

Чтобы каждый раз не проделывать работу по сравнению стоимости канцтоваров необходимо первый раз выполнить ее грамотно и в полном объеме. Для этого можно составить таблицу в Excel и все полученные данные вносить в нее. Чаще же секретари, выяснив все цены и записав их на отдельных листочках, затем принимают решение, а листочки с информацией просто выкидывают. В следующий раз, если необходимо сравнить цены, все повторяется заново, причем с самого начала.

В таблице лучше учитывать не только цену, но и отличия, чтобы в будущем сократить время на принятие решения.

Например,

Еще раз отметим, что не всегда более высокая цена соответствует более высокому качеству. Часто более известные производители назначают большую цену, что называется за бренд. И если компании неважно, например, пишет ли сотрудник ручкой известной марки или обыкновенной ручкой, то, выбрав более дешевый аналог, можно существенно сэкономить.

Выбор поставщика

При выборе поставщика сложно руководствоваться только вопросами цены. Иногда верх берет удобство, например, возможность заказать все необходимое в одном месте или удобная (быстрая, еще до оплаты) доставка.

Но все-таки решение нужно принимать исходя из возможностей компании. Если нужно экономить – то, может быть, имеет смысл поступиться удобством и заказывать разные канцтовары в разных местах, выбирая более дешевые варианты.

Налаживание систематичности в закупках

Чтобы наладить систематичность закупок нужно уделять этому вопросу достаточно внимания. Прежде всего, необходимо решить будете ли вы работать по заявкам или установите нормы расходования. И в том и в другом случае потребуется подготовительная работа. Но и тот и другой вариант позволяет существенно экономить относительно бессистемных закупок (или закупок по мере необходимости). Кроме того, можно использовать смешанный подход: работать по заявкам, но установить нормы расходования и использовать их как ориентир, верхнюю планку для корректировки заявок.

Наиболее существенный вопрос состоит в том, чтобы определить минимальную частоту закупок. Обычно закупать канцтовары чаще чем 1 раз в месяц нецелесообразно. Небольшие компании вполне могут закупать канцтовары и 1 раз в квартал. Далее необходимо определиться, какие канцтовары закупать в каждую закупку, а какие реже. Для этого имеет смысл провести учет и анализ частоты закупок за прошедший год по каждой позиции.

Наш опыт показывает, что компании, которые проделали весь комплекс перечисленных мероприятий и оптимизировали работу по снабжению офиса канцтоварами, смогли сократить расходы на 20 - 50%. Принципы, заложенные в данный комплекс мер, достаточно просты, хотя на практике сплошь и рядом нарушаются: не закупай ненужного; не закупай лишнего; прежде чем купить, сравнивай и выбирай лучшие цены; планируй покупки, не покупай первое, что попадется под руку. Но самое главное, стоит помнить, что если не прилагать усилий и не заниматься этой работой на регулярной основе никакой экономии добиться невозможно. Только постоянный учет, тщательный анализ и креативность в отношении всего процесса могут позволить решить поставленную задачу.