Составление описи документов образец. Составление и оформление архивных описей дел

Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Когда составляется опись архивных документов?

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов - обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации . На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

• будут переданы на архивное хранение;
• подлежат уничтожению и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации - в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее - Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

Практическая ситуация

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Справочник секретаря »

Отвечает Евгения Кожанова,
эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству.

Вам поручили провести экспертизу ценности (далее - ЭЦ) документов. Мы расскажем вам о том, как организовать экспертизу ценности, как правильно отобрать и внести документы в описи…

Архивная опись: правила составления и оформления

Содержание архивной описи дел , ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей. Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности. Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

• Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
• Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
• Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел .
• Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
• Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

Перед тем, как дело, передаваемое на хранение , будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о...», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Содержание архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 , одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7. .

Дополнительная информация:

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ;
• форма итоговой записи и заверительной надписи к описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ;

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

• в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
• в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Составление описи дел структурного подразделения (сдаточной описи дел)

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Оформление сдаточной описи документов в архив

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :

02 – принятый номер отдела в организации;

сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

Пример 1

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

(ООО «Хлопок»)

Отдел обеспечения

	УТВЕРЖДАЮ
	Начальник отдела обеспечения
	Комкова		А.П. Комкова
	(подпись)		(расшифровка)

ОПИСЬ № 02сп-10

		Заголовок дела		Количе- ство	хранения	Примечание
		Лицевые счета по заработной плате работников Общества за 2010 г. «Авд-Дем»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Дон-Зык»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Ике-Каи»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Кир-Куз»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Лео-Пик»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК
		То же, «Сты-Ящи»	Январь–декабрь 2010 г.		75 лет ЭПК

В данную опись внесено
			(цифрами и прописью)
				В том числе:

Старший бухгалтер			Непоседова		Д.А. Непоседова
			(подпись)		(расшифровка)

СОГЛАСОВАНО
Начальник канцелярии
Гиляровская			Л.Е. Гиляровская
(подпись)			(расшифровка)

			6 (шесть) ___________________________________ ед. хр.
		(цифрами и прописью)
	нет ____________ (цифрами и прописью)

Старший бухгалтер			Непоседова		Д.А. Непоседова
			(подпись)		(расшифровка)

			6 (шесть) _________________________________ ед. хр.
		(цифрами и прописью)
	нет ______________			регистрационно-контрольных картотек к документам
	(цифрами и прописью)

Ведущий специалист			Рыжова		Я.П. Рыжова
			(подпись)		(расшифровка)

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

• опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
• рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
• представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
• утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2

Опись дел постоянного хранения

	Индекс дела	Заголовок дела		Количе- ство листов	Примечание
		Секретарь
		Приказы № 1- 168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним
		Распоряжения № 1- 79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г.
		Финансово-экономический отдел
		Штатное расписание Общества на 2010 г. и изменения к нему
		Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г.

В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с № 86 по № 88, в том числе:

литерные номера: 86 а

пропущенные номера: нет

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Опись дел по личному составу

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

• приказы и распоряжения по личному составу;
• списки личного состава;
• протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
• документы о награждении;
• документы о проведении служебных проверок;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета работников по заработной плате;
• акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Пример 3

Опись дел по личному составу

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Приме-чание
		Приказы № 01-к–82-к генерального директора по личному составу за 2010 г. (прием, перемещение, поощрение, увольнение)
		Личные карточки работников, уволенных в 2010 г.
		Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за 2010 г. (приказы, протоколы, объяснительные и др.)
		Личные дела работников, уволенных в 2010 г.
		Афиногенов Николай Григорьевич
		Смирнова Татьяна Викторовна

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр., с № 61 по № 65 ,

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Архивист Корейко Ю.Н. Корейко

16.01.2013

Начальник отдела кадров Корягина А.Ю. Корягина

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО «Каска»

от 22.01.2013 № 1

Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения – это совместная работа архива организации (ведомственного архива) с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Термин «опись» хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах.

Организация работы в архиве

После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Комплект документов для работы

Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов. Взять, к примеру, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс между участниками на право заключения Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы. Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Это своего рода список или ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. Все предельно просто. В верхней части листа по центру пишется название «Опись документов». Чуть ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

1. Номер по порядку.
2. Наименование документа.
3. Страницы в документе с__ и по__.
4. Количество страниц в документе

Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение.

Оформление дел

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:

1. Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.
2. Размещение бумаг производится сверху вниз.
3. Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.
4. При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.
5. Бумаги прошиваются.
6. Составляется лист-заверитель.
7. Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.

Почтовое отправление

При отправке некоторых посылок, бандеролей или ценных писем вместе с содержимым отправляется опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи. Он выполняется по форме № 107 и представляет собой своего рода документ, в котором содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель. Если он считает, что какой-либо документ не представляет особой ценности, то в соответствующей графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте. Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в двух экземплярах. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки. Это делается для того, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату.

В архиве организации должна иметься опись дел постоянного хранения, которую составляют на основе , в соответствии с которыми дела сдавались в архив. На самом деле при составлении описей их принято сразу же подразделять по срокам хранения: временного (более 10 лет) и постоянного. Это касается как дел по личному составу, так и специфических видов дел, которые характерны лишь для конкретных типов предприятий (например, налоговые отчеты индивидуальных предпринимателей или научные отчеты и другие подобные документы). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок создания описи дел постоянного хранения. В конце этой публикации вы также найдете образец оформления такого документа.

Описи предназначены для ведения учета и оперативного поиска архивных дел. Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научно-техническая обработка дел (то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку) составляют опись постоянно хранения. Для составления описи используется установленная форма, образец которой вы сможете найти в нашей статье, он полностью соответствует форме, регламентируемой нормативными актами.

Правила составления описи дел постоянного хранения

В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также . Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.

Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).

Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на . У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.

Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».

Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).

На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.

Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).

Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.

Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:

• опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
• экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти );
• организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
• происходит утверждение руководителем предприятия.

После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Образец описи дел постоянного хранения

№ п/п		Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2		4	5	6
		Общий отдел
		Приказы № 01-58 директора ЗАО «Сиам» по основной деятельности за 2012 год и документы к ним. Том 1
		То же, № 58-101. Том 2
		Распоряжения № 01-29 директора ЗАО «Сиам» по основной деятельности за 2012 год
		Положения об отделах ЗАО «Сиам»	01.01.2012 25.04.2012
		Последний заголовок в данном годовом разделе описи

В данный раздел описи внесено 41 (сорок одна) ед. хр.,

С №164 по №192, в том числе:

литерные номера: 165а

пропущенные номера: нет.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЗАО "Сиам"

от 29.10.2014 №3

Итак, теперь у вас есть образец описи постоянного хранения, а также мы ознакомили вас с основными нюансами, касающимися составления этого документа. В следующей публикации мы поговорим о том, как упорядочить документы по личному составу.