Утверждаю директор образец. Как правильно оформить гриф утверждения

Что это

«Утверждаю» на документе представляет собой специальный гриф, утверждения, используемый уполномоченными лицами для разрешения или постановления. Образец реквизита унифицирован, что необходимо учитывать при оформлении.

Как и для чего использовать

Используется в приказах, имеющих номер. Подобная шапка составляется для каждого из должностей в одном документе. Главное требование совпадение подписей на одном уровне. Согласно указанному образцу необходимо пропечатать буквы заглавными, а далее указать фамилию руководящей должности, с указанием места, поставить дату и оставить место для росписи. Регистрация бумаги не требуется.

УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
________Диланова М.В.
«____»__________20___г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Педагога-библиотекаря Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с педагогом-библиотекарем МКОУ СОШ пгт Пинюг Подосиновского района Кировской области, ______________________________________________________________
в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе
тарифно-квалификационных характеристик заведующего библиотекой и библиотекаря, согласованных постановлением Министерства труда Российской Федерации от 1 февраля 1995 г № 8 и направленных для руководства в работе письмом Министерства образования
Российской Федерации от 4 августа 1995 г. № 58-М.
1.2. Библиотекарь назначается и ос¬вобождается от должности директором школы.
1.3. Библиотекарь должен иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или общее среднее образование, курсовую подготовку и стаж рабо¬ты в должности библиотекаря (библиографа) не менее 3 лет.
1.4. Библиотекарь подчиняется непосредственно заместителю директора школы по учебно-воспитательной работе.
1.5. В своей деятельности библиотекарь руководствуется законодательством Российской Федерации о культуре, образовании и библиотечном деле; постановлениями Правительства Российской Федерации, определяющими развитие культуры; руководящими документами вышестоящих органов по вопросам библиотечной работы; правилами организации библиотечного труда, учета, инвентариза¬ции; правилами по охране труда, технике безопасности и противо¬пожарной защите, а также Уставом и Правилами внутреннего трудо¬вого распорядка школы и настоящей Инструкцией.
2. Функции
2.1. Информационное обеспечение учебно-воспитательного про¬цесса в школе;
2.2. Пропаганда чтения как формы культурного досуга; 3.
3. Педагог-билиотекарь выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Организует работу библиотеки школы, формирование, обра¬ботку и систематизированное хранение библиотечного фонда;
3.2. Составляет каталоги, картотеки, указатели, тематические спис¬ки и обзоры литературы;
3.3. Обслуживает обучающихся и работников школы на абонемен¬те и в читальном зале, организует и проводит связанную с этим ин¬
формационную работу (выставки, витрины и другие мероприятия по
пропаганде книги); осуществляет подбор литературы по заявкам
читателей;
3.4. Ведет учет работы библиотеки и представляет установленную
отчетность;
3.5. Принимает книжные фонды на ответственное хранение по акту
и разовым документам и ведет соответствующий учет, участвует в
инвентаризации книжных фондов, списании устаревшей и ветхой
литературы по установленным правилам и нормам;
3.6. Принимает в установленном порядке меры к возмещению ущер¬ба, причиненного книжному и иным фондам библиотеки по вине
читателей (пользователей) и в связи с недостачей, утратой или пор¬чей книг;
3.7. Устанавливает и поддерживает связи с другими библиотеками;
организует межбиблиотечный обмен;
3.8. Оформляет подписку школы на периодические издания, конт¬ролирует их доставку;
3.9. Принимает меры к обеспечению библиотеки необходимым
оборудованием;
3.10. Организует читательские конференции, литературные вечера
и другие массовые мероприятия;
3.11. Соблюдает правила по охране труда, технике безопасности и
противопожарной защите; следит за надлежащим санитарным со¬
стоянием помещений и фондов библиотеки.
4. Права.
Библиотекарь имеет право:
4.1. Давать обязательные для исполнения указания обучающимся и работникам школы по вопросам, касающимся соблюдения правил пользования библиотечными фондами;
4.2. Контролировать и направлять работу уборщика служебных
помещений и рабочего по обслуживанию и текущему ремонту зда¬ний, сооружений и оборудования в помещениях библиотеки;
4.3. Участвовать с правом совещательного голоса в заседаниях Педагогического совета школы.
5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважи¬тельных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора школы и иных локаль¬ных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных
настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, библиотекарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво¬их должностных обязанностей библиотекарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и
(или) гражданским законодательством.
Библиотекарь несет полную материальную ответственность в слу¬чае недостачи, утраты или порчи книг, принятых на хранение на ос¬новании письменного договора о полной материальной ответствен¬ности, если не докажет, что ущерб причинен не по его вине.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 20-часовой ра¬бочей недели и утвержденному директором школы по представле¬нию заместителя директора школы по учебно-воспитательной ра¬боте;
6.2. Может привлекаться по распоряжению заместителя директора
школы по учебно-воспитательной работе к экстренной замене вре¬менно отсутствующих учителей и воспитателей в пределах нормаль¬ной продолжительности своего рабочего времени с дополнительной почасовой оплатой педагогической работы;
6.3. Получает от директора школы и его заместителя информа¬цию нормативно-правового и организационно-методического харак¬тера, знакомится под расписку с соответствующими документами;
6.4. Работает в тесном контакте с учителями, родителями обучаю¬щихся (лицами, их заменяющими); систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с администрацией и педагогическими работниками школы.

С инструкцией согласен
второй экземпляр инструкции получил на руки
__________________________(подпись,дата)

УТВЕРЖДАЮ
по Мурманской области

советник государственной гражданской

службы Российской Федерации 1 класса

_____________________ И.С. Шишкова _

(подпись) (Ф.И.О.)

«__» _____________________________ 2011г.

Должностной регламент

Старшего государственного налогового инспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы

по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области

1. Общие положения

В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории специалисты.

Непосредственно подчинен начальнику и заместителю начальника отдела анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.

В своей деятельности старший государственный налоговый инспектор (далее-старший госналогинспектор) отдела анализа и планирования налоговых проверок руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности государственного служащего, должностным регламентом, инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка, документами, регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами.

В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" и от 31 декабря 2005 года N 1574 "О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы", приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» старший государственный налоговый инспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок по квалификационным требованиям к должностям федеральной государственной гражданской службы Федеральной налоговой службы должен иметь:

по квалификационным требованиям к уровню профессионального образования , необходимого для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих федеральной налоговой службы - высшее профессиональное образование;

- квалификационные требования к стажу гражданской службы (государственной гражданской службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, необходимому для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы – без предъявления требований к стажу;

квалификационные требования к профессиональным знаниям : должны знать Конституцию Российской Федерации; федеральное законодательство в области государственной гражданской службы Российской Федерации, федеральные законы применительно к своим должностным обязанностям; правила делового этикета; служебный распорядок центрального аппарата Федеральной налоговой службы (территориального органа Федеральной налоговой службы); порядок работы со служебной информацией, инструкцию по делопроизводству; должностной регламент;

квалификационные требования к профессиональным навыкам : должны уметь работать с людьми; иметь развитые навыки коммуникаций; владеть навыками делового письма; владеть компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением; обладать чувством ответственности за порученный участок работы.

3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области на старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок возлагается следующее:

выполнять основные обязанности государственного служащего, определенные Федеральным Законом от 27 июля 2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
выполнение комплекса работ, связанных с прогнозом поступлений платежей в бюджеты всех уровней, с предоставлением информации в пределах компетенции отдела;
ведение переписки с организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
по поручению начальника (зам. начальника) отдела выполняет должностные обязанности иных работников в период их отсутствия,

В соответствии с возложенными задачами старший госналогинспектор обязан:

принимать меры по рациональному использованию знаний, повышению квалификации;
соблюдать Правила служебного распорядка и государственной дисциплины при выполнении должностных обязанностей и полномочий;
обеспечивать соблюдение служебной налоговой тайны.
самостоятельно изучать систему ЭОД и другие программно - технические комплексы, эксплуатируемые в инспекции;
по поручению начальника отдела выполнять другие обязанности в пределах компетенции отдела.

4. Права
Основные права госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок определены статьей 14 Федерального Закона от 27 июля 2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Исходя из установленных полномочий госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок имеет право:

требовать от начальника отдела своевременной выдачи заданий и разъяснений по возникающим в работе вопросам;
вносить руководству предложения по доработке программных средств;
вносить предложения по вопросам улучшения организации и условий труда;

- иметь доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну в объеме, определенном должностным регламентом (должностной инструкцией),

другие права, вытекающие из действующего законодательства.

5. Ответственность
Старший госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:

качественного и своевременного выполнения задач, возложенных на отдел;
соблюдения и надлежащего исполнения законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Минфина России, приказов, распоряжений, инструкций и методических указаний ФНС России, управления ФНС России по Мурманской области, Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;
разглашение государственной и налоговой тайны, иной информации, ставшей ему известной в связи с исполнением должностных обязанностей;
соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины в отделе;
обеспечения сохранности материальных ценностей инспекции и документационного фонда, находящегося в ведении отдела;
иных должностных обязанностей, предусмотренных настоящим регламентом.

6. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор

отдела анализа и планирования налоговых проверок

прогноза поступлений платежей в бюджеты всех уровней,
иным вопросам.

7. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по вопросам:

формирования установленной отчетности по предмету деятельности отдела,
выполняет другие обязанности по распоряжению (поручению) начальника отдела в пределах компетенции отдела;
иным вопросам.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования

и принятия проектов решений по замещаемой должности
Подготовка проектов документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок в связи с исполнением им должностных обязанностей
Старший госналогинспектор отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами инспекции, в пределах своей компетенции в соответствии с инструкциями на рабочие места.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и

организациям в соответствии с административным регламентом

11. Показатели эффективности и результативности профессиональной

служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:

Планирование объемов поступления налогов и сборов на территории, включая поступления в государственные внебюджетные фонды, в разрезе бюджетов (государственных внебюджетных фондов) основных отраслей экономики и видов налогов, темпы их роста помесячно и поквартально, в сравнении с соответствующим периодом прошлого года. Темпы роста налоговых поступлений и темпы инфляции в сопоставлении с темпами роста производства основных отраслей экономики.

При этом необходимо уделить особое внимание:

вступившим в силу изменениям в налоговом законодательстве и их влиянию на объемы налоговых поступлений;
выпадающим доходам, связанным с изменениями порядка и сроков уплаты налогов (налоговые льготы, отсрочки, рассрочки и др.) и с изменениями налогового законодательства (переход на упрощенную систему налогообложения, на уплату единого налога на вмененный доход, изменения налоговых ставок в порядке исчисления налоговой базы и т.д.);

другие показатели.

Начальник отдела

анализа и планирования

налоговых проверок ************

Приложение № 4

ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ

Начальник Межрайонной ИФНС России

по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области

_____________________ И.С. Шишкова
«___» ______________ 2011 год

Должностной регламент

Главного специалиста-эксперта юридического отдела

Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области
1. Общие положения
В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории «С пециалисты».

Назначается на должность и освобождается от должности начальником Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.

Непосредственно подчинен начальнику юридического отдела.

В своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением о юридическом отделе, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности гражданского государственного служащего; должностным регламентом; инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка документами регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами..
2. Квалификационные требования
В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» и от 31 декабря 2005 года N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы», приказом ФНС России от приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» должен иметь по квалификационным требованиям к уровню профессионального образования, необходимого для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы - высшее профессиональное юридическое образование .

Квалификационные требования к стажу гражданской службы (государственной гражданской службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, необходимому для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы: без предъявления требований к стажу .

Квалификационные требования к профессиональным знаниям: должен знать и уметь применять на практике Конституцию Российской Федерации; федеральные конституционные законы, федеральные законы; указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты применительно к исполнению должностных обязанностей; правовые основы прохождения федеральной государственной гражданской службы, основы управления, организации труда и делопроизводства; формы и методы работы со средствами массовой информации, обращениями граждан, правила делового этикета; правила и нормы охраны труда, служебный распорядок инспекции; порядок работы со служебной информацией; должностной регламент.

Квалификационные требования к профессиональным навыкам : должен иметь навыки: работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения, оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; аналитической оценки в процессе выработки и принятия решений, прогнозирования последствий своих действий; взаимодействия с государственными органами и организациями, ведения деловых переговоров, публичного выступления, составления делового письма; подготовки проектов нормативных правовых актов, служебных документов, сбора, систематизации, использования актуальной информации, применения компьютерной и другой оргтехники, пользования программными продуктами.
3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением о юридическом отделе Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области главный специалист-эксперт юридического отдела обязан:

соблюдать Конституцию Российской Федерации, Федеральные конституционные законы, законодательство Российской Федерации о налогах и сборах (Налоговый кодекс и принятые в соответствии с ним Федеральные законы о налогах и сборах), законодательство субъектов Российской Федерации о налогах и сборах, нормативные правовые акты представительных органов местного самоуправления по местным налогам и сборам, акты ФНС России, законодательство по вопросам, связанным с применением трудового, административного, гражданского и уголовного права в пределах, необходимых для выполнения служебных обязанностей;
выполнять основные обязанности государственного служащего, определенные Федеральным Законом от 27 июля 2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», статьей 10 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации»;
всестороннее сопровождение мероприятий налогового контроля, участие в выездных налоговых проверках;
осуществлять подготовку: отзывов на исковые заявления, апелляционных, кассационных жалоб, заявлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора, иных процессуальных документов;
представлять интересы налоговых органов в судах всех инстанций;
подписывать служебную документации в пределах своей компетенции;

- осуществлять правовую экспертизу документов, подготавливаемых в инспекции, и оказание правовой помощи подразделениям инспекции по вопросам применения законодательства Российской Федерации, в том числе визирование проектов актов по результатам камеральных и выездных налоговых проверок, визирование проектов решений, выносимых руководителями (заместителями руководителей) налоговых органов по результатам рассмотрения материалов налоговых проверок.

В случае несогласия с выводами, содержащимися в проекте акта или решения, в связи с их незаконностью, необоснованностью и противоречием сложившейся судебной практики ведущим специалистом-экспертом юридического отдела составляется докладная записка с визой начальника юридического отдела или лица его замещающего на имя руководителя налогового органа, которая содержит выводы юридического (правового) отдела об обоснованности выводов, содержащихся в проектах актов и решений инспекции, принятых по результатам камеральных и выездных налоговых проверок, о полноте собранной доказательственной базы.

Формировать отчетность по предмету деятельности отдела, установленной Управлением Федеральной налоговой службы по Мурманской области;

Выполнять другие обязанности по распоряжению (поручению) начальника отдела;

В случае служебной необходимости замещает главного государственного налогового инспектора, ведущих специалистов-экспертов, специалистов-экспертов, специалистов 1 разряда юридического отдела.

осуществлять комплекс работ в соответствии с инструкциями на рабочие места согласно реестру РМ:

РМ 3-2 - Защита государственных интересов в арбитражных судах и судах общей юрисдикции;

РМ 3-3 - Правовая экспертиза документов, подготавливаемых в инспекции. Оказание правовой помощи отделам инспекции;

РМ 3-4 - Обеспечение производства по делам об административных правонарушениях;

РМ 3-5 - Обеспечение производства по делам о налоговых правонарушениях.
4. Права
Основные права ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определены статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Исходя из установленных полномочий, в пределах функциональной компетенции, имеет право:

Принимать участие в подготовке проектов приказов, распоряжений и других документов, относящихся к компетенции отдела;

Вносить руководству отдела свои предложения по предмету деятельности отдела;

Вносить предложения по вопросам улучшения организации и условий труда;

Иметь доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну в объеме, определенном Положением об отделе;

Осуществлять другие права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актами ФНС России и УФНС России по Мурманской области.
5. Ответственность
Главный специалист-эксперт юридического отдела несёт ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями инспекции, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:

Некачественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

Несоблюдение и надлежащее исполнение налогового законодательства, приказов, распоряжений, инструкций и методических указаний ФНС России, УФНС России по Мурманской области, Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;

Несоблюдение налоговой, коммерческой тайны хозяйствующих субъектов и сведений, составляющих служебную тайну;

Несоблюдения трудовой и исполнительской дисциплины;

Сохранность материальных ценностей и документационного фонда, находящегося в ведении отдела;

Иных должностных обязанностей, предусмотренных настоящим регламентом.
6. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт

юридического отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по следующим вопросам:

обеспечение правовой информацией структурных подразделений инспекции (отраслевые отделы) по их запросам путем консультаций по возникающим в их деятельности вопросам;

совместная подготовка с заинтересованными структурными подразделениями инспекции (отраслевые отделы) материалов, предъявление и рассмотрение претензий, исков, представление в установленном порядке интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судебных органах по спорам с ее участием;

обеспечение контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по поручению начальника и заместителя начальника отдела проверяет и подтверждает путем визирования на соответствие нормам действующего законодательства ненормативных актов Инспекции;

принятие участия в обеспечении своевременного представления достоверных сводных отчетов и информации в вышестоящие органы;

проведение правовой экспертизы проектов документов, подготавливаемых в Инспекции;

обеспечение правильности применения налоговых санкций, предусмотренных законодательством РФ за налоговые правонарушения, допущенные должностными лицами предприятий, учреждений, организаций и гражданами;

7. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт

юридического отдела вправе или обязан участвовать

при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или)

проектов управленческих и иных решений
В пределах функциональной компетенции принимает участие в подготовке нормативных актов и (или) проектов управленческих решений в части обеспечения подготовки соответствующих документов по вопросам:

применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах;
иным вопросам.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения,

порядок согласования и принятия проектов решений

по замещаемой должности
Подготовка проектов документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия специалиста-эксперта

юридического отдела в связи с исполнением им

должностных обязанностей
Главный специалист-эксперт юридического отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими сотрудниками отдела, отделами инспекции, с ИФНС России по городам и районам Мурманской области, иными организациями в пределах компетенции.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции.
11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:

Качественное выполнение своих функциональных обязанностей в соответствии с Положением о юридическом отделе, инструкциями на рабочие места.

Эффективность представления интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судах;

Соблюдение сроков предоставления отчетности в вышестоящие налоговые органы;

своевременность и качество исполнения поручений и распоряжений руководства Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;
использование арбитражной практики;
другие показатели.

Начальник юридического отдела *******

Приложение № 5

ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ

Начальник Межрайонной ИФНС России

по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области

советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса

___________________ И.С. Шишкова

(подпись) (Ф.И.О.)

В сплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

или как отдельный раздел в составе учетной политики,
или как приложения к ней,
либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно - просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.

Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов , связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее - ОКУД) :

формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте .

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях , а также регламентирована и в Положении о системе делегирования полномочий . Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

видов и разновидностей создаваемых документов,
формы их представления,
срока хранения,
полномочий по подписанию,
ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять , что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3-5 раз меньше , чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

Классификатор унифицированных форм документов;
организации (или Табель применяемых форм документов);
Альбом унифицированных форм документов (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме .

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных . Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется , то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если форма проектируется организацией самостоятельно , то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Пример 1

Свернуть Показать

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Пример 2

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Свернуть Показать

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

Пример утвержденной приказом формы документа смотрите в статье «6 мифов о ненормированном рабочем дне » (Пример № 6)

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности , которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

когда вводятся в действие утвержденные формы: сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
идентификацию утвержденных форм , например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Пример 3

Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

Свернуть Показать

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов , за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства . Он особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах .

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Пример 4

Классификатор видов документов

Свернуть Показать

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее - Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Пример 5

Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Свернуть Показать

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Пример 6

Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Свернуть Показать

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Пример 7

Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

Свернуть Показать

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
Приказ подписывается руководителем организации.
Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
- вносит утвержденную форму в Альбом (в его актуальную часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
- проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Пример 8

Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Свернуть Показать

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов , а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля - классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Альбом унифицированных форм документов организации должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать:
- их распечатанные (визуализированные) формы,
- а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм - закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению. Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

главную таблицу Классификатора форм;
классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Пример 9

Главные таблицы Табеля форм документов

Свернуть Показать

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

код формы документа (по Классификатору форм организации);
наименование унифицированной формы документа;
код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД - 0301002, а индекс - Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
срок подготовки (в рабочих днях);
периодичность подготовки / издания;
согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
форма представления оригинала (бумажная / электронная);
состав удостоверения:
- подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
- печать: какую возможно проставлять - «главную» или специальную;
ограничения доступа по видам тайн (указываются слово «нет» либо гриф конфиденциальности);
подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» или «в структурном подразделении»;
ознакомление / куда направляется (возможные варианты заполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на сайт весь документ» или «на сайт фрагмент документа», «гражданам»);
срок представления / направления;
срок исполнения (типовой или индивидуальный, конкретный в рабочих днях);
подлежит контролю исполнения или нет;
подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль;
место хранения оригинала:
- ответственное структурное подразделение или локализация в информационной системе,
- индекс дела по номенклатуре дел;
срок хранения;
ответственный за обеспечение сохранности или уничтожение;
использование документа / права доступа;
отметка об утверждении, внесении изменений или отмене (в виде даты и номера приказа).

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

См. статью «Размещение Табеля и Альбома форм документов на корпоративном сайте ». В ней описан успешный опыт использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Здесь показывают, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

Альбом форм

Альбом как сборник форм документов должен по структуре соответствовать структуре Табеля, т.е. их главные таблицы (классификация форм) и порядок систематизации наименований форм документов внутри разделов должны быть одинаковыми!

Альбом как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и обозначений и содержать сами утвержденные унифицированные формы документов, которые включаются в него и систематизируются в нем по мере разработки и утверждения. Когда Альбом ведется как сборник бумажных форм, его страницы можно не нумеровать (и в содержании не указывать), тогда поиск нужной формы осуществляется по ее коду (см. Пример 11).

При ведении Табеля и Альбома в электронной форме (в форме базы данных) удобно выделять в них 2 части:

актуальную (действующие формы) и
«архивную» (отмененные формы).

При ведении Альбома в бумажной форме можно поддерживать «версионность» форм, формируя последовательно за действующей формой все предыдущие ее версии (другой вариант мы описали в комментарии, который мы поместили сразу после Примера 11).

Полномочия по ведению Классификатора форм документов, Табеля и Альбома, которые делегируются службе делопроизводства , должны быть установлены приказом первого руководителя организации одновременно с утверждением форм этих локальных нормативных актов.

В Примере 10 мы как раз и показываем такой приказ. Он утверждает разработанный в организации Классификатор, а также формы Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Сначала в них должны быть учтены (идентифицированы) утвержденные в организации формы первичных учетных документов; а потом по мере разработки и утверждения каждая новая форма документа будет фиксироваться в Табеле и Альбоме в день издания приказа о ее утверждении. То есть Табель и Альбом выполняют учетную функцию, причем в Альбоме фиксируется «эталон» формы. В Примере 10 Классификатор и формы Табеля и Альбома вводятся в действие с даты подписания приказа.

Прокомментируем форму приказа о предоставлении отпуска, показанную в Альбоме форм в Примере 11.

Раньше отделы кадров для оформления отпуска сотруднику использовали форму приказа (распоряжения) , утвержденную Госкомстатом в составе альбома форм по учету труда и его оплаты (ОКУД 0301005). Во многих организациях она автоматически формировалась из 1С.

В нашем Примере 11 мы показали, что на основе этой «госкомстатовской» формы отдел кадров, служба делопроизводства и бухгалтерия могут совместно подготовить форму, обязательную для оформления всех приказов о предоставлении отпуска сотрудникам ООО «Витязь» с января 2013 г. Что в ней изменили:

четко определили название вида документа - ПРИКАЗ, т.к. по уставу организации по всем вопросам деятельности приказы издает генеральный директор и это право не делегирует ни одному из своих заместителей;
проставили код формы по Классификатору форм документов своей организации;
при этом оставили код «базовой» формы по ОКУД и добавили ее индекс;
ниже табельного номера внесли код структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Он проставляется по классификатору центров управленческого учета (ЦУУ), который используется в процессе корпоративного планирования и бюджетирования;
отметка об ознакомлении с приказом предусматривает, что работник своей рукой может оформить наименование своей должности, специальности или профессии;
принято решение, что код формы (0305010113) дополнительно будет проставляться и на ее нижнем поле.

Обратите внимание: код формы приказа о предоставлении отпуска по Классификатору - 030501, но мы решили добавить в него обозначение месяца и года утверждения формы, тогда он становится длиннее на 4 цифры - 0305010113.

И если в данную форму через некоторое время потребуется внести изменения, то после издания соответствующего приказа (об утверждении новой версии данной формы), например, в ноябре 2014 г., она будет помещена в Альбом форм с кодом, в котором изменятся лишь последние 4 знака (месяц и год утверждения) - 0305011114. Новую форму нужно будет поместить в тот же раздел 0305 «Предоставление отпусков», а для утратившей силу формы необходимо будет сделать похожий лист-разделитель с обозначением 0305 «Предоставление отпусков. Устаревшие формы» - и это будет началом ведения «архивной» части Альбома форм.

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

23.11.2007

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2007 26.06.2007

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются. ........

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2007 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2007 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» .

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

14.07.2007

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

Федеральный закон от 21Л1.1996 № 129-Ф «О бухгалтерском учете». Ст. 9, п. 3.