Составляем опись дел. Внутренняя опись документов Внутренняя опись документов обязательна в делах

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

Номер по порядку;
Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
Название документа;
Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома - лист 1, копия паспорта - листы 2-4, копия приказа о расторжении договора - лист 5 и т.д.
Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

название организации, которая сдает документы в архив;
гриф утверждения руководителя;
номер по порядку;
индекс дела;
наименование дела;
даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется к некоторым категориям дел, например таких, учет которых вызван спецификой данной документации (с грифом ограниченного доступа, личные и судебные дела, о присуждении ученых степеней и званий и т.п.). Составлять внутреннюю опись рекомендуется также на дела, заголовки которых недостаточно раскрывают содержание документов, что в дальнейшем облегчает пользование ими, поиск необходимой информации. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией по делопроизводству. Например, составление внутренних описей к делам, содержащих приказы по личному составу, становится полезной при пользовании ими.

Внутренняя опись (см. приложение 64) составляется на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывает его составитель. Если дело предварительно были оправлены или подшито без внутренней описи, то его бланк подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Составление заверительной надписи дела

Заверительную надпись дела (см. приложение 65) составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Его составляют на отдельном листе, что помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на оборотной стороне последнего чистого листа. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа не разрешается.

В удостоверяющем надписи указываются цифрами и прописью количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи, если он есть.

В удостоверяющем надписи должны оговариваться следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками и т.п.; номера крупноформатных листов; номера конвертов с укладеннями и количество листов заключений.

заверительную надпись Подписывает лицо, которое его составило.

При наличии большого количества перенумерованих листов в конце дела составляется новый заверительную надпись. При этом старый заверительную надпись перечеркивается и постоянно хранится в деле.

Переплет

Документы дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола суровой нитью и берутся в твердую обложку. Для обложек дел постоянного хранения используется бескислотный картон.

Во время брошюровка документов не разрешается зашивать их текст. Если текст документа напечатан слишком близко к левому краю, нужно нарастить корешки документа.

Оформление обложек дел

Обложки дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (см. приложение 66).

Заголовок дела переносится на ее обложку из номенклатуры. В то же время он требует обязательных проверок и уточнения путем поаркушного пересмотра дела. Заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. В случае необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (уточняется название учреждения или структурного подразделения в случае изменения в течение года, проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности, копійність документов и т.д.), которые повышают его информативность.

Например:

Приказы №№ 1-45 директора ОАО "Энергия" за 2005 год; Статистические отчеты по труду за 2002 год (ф. № 1-Т);

Протоколы №№ 1-6 заседаний научно-методической комиссии Института за 2006 год (копии).

Оригинальность документов дела специально не оговаривается.

Если в делопроизводстве приказы по основной деятельности велись вместе с приказами по личному составу, их формируют в разные дела. При этом в заголовке номера приказов не отмечают, поскольку порядок приказов возбуждено. Эта особенность должна быть отражена в предисловии к описи.

На обложках дел проставляют даты документов, помещенных в них. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их дать отражено в заголовках дел.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов по основной деятельности, то ее датой будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, помещенных в дела. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишут словами.

При наличии в деле документов (приложений, справок, обзоров и т.п.), дата которых не совпадает с крайними датами дела, ниже эти даты с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за _ год".

Обязательным реквизитом обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "постоянно").

На обложке дела проставляется ее номер по описи и, по согласованию с архивом учреждения, номера описи и архивного фонда.

Надписи на обложках дел должны быть четкими, их наносят светостойкими черными чернилами или пастой.

В случае заключения к делу титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела. Наклеивать титульный лист на обложку дела запрещается.

Внутренняя опись дела — это учетная форма, которая включает сведения обо всех содержащихся в нем документах. Она позволяет упорядочить внутренний документооборот компании и минимизировать риск утраты важных бумаг.

Смысл внутренней описи

Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:

личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).

Все их нужно упорядочить. Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.

Назначение формы

Количество вышеперечисленных документов может исчисляться десятками. А сумма их листов — и того больше. Велика вероятность не заметить пропажу одной страницы. Но наличие описи этого не допустит:

В ней перечислены все бумаги в порядке поступления.
Все страницы пронумерованы и занимают свое место в общей папке.
Из номеров листов можно сделать вывод о количестве страниц в каждом из документов.
Если какого-то листа не хватает, это легко определить.
По примечаниям можно сделать вывод, взят ли он с конкретной целью или просто потерян.

Поэтому все дела, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава, должны иметь такой вкладыш.

Опись дела: образец составления

Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27). Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке.

В табличной части следует записывать:

порядковый номер (для конкретного дела);
регистрационный индекс (для внутрифирменного документооборота в целом);
дата (не выдачи документа, а его предоставления для включения в дело);
название (например, «Копия паспорта» или «Трудовой договор»);
номер листов дела (в целом по папке);
примечания (например, даты и причины изъятия и возврата).

Подписать форму должен ее составитель (например, кадровик).

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись помещается в дело, содержащее наиболее ценные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением - опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале (приложение 2 ). При ведении личного дела во внутреннюю опись вносятся все документы, которые в него подшиваются.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров - это учетный документ, раскрывающий сведения о личных данных работника, его трудовой деятельности, поощрениях и др. Содержательная часть этого документа, как правило, представляет собой «вопросник» с заготовленным местом для внесения ответов (приложение 3 ).

Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, об участии в выборных органах и др.

Личный листок заполняет от руки при поступлении на работу сам работник в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывает и ставит дату. Полнота и правильность заполнения личного листка сверяются сотрудником кадровой службы с записями в таких документах, как паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет и т. д.

Другая разновидность учетного документа в личном деле - анкета, которая может содержать аналогичные вопросы.

Таким образом, иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок, но заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок.

Желательно, чтобы формы таких документов, как личный листок по учету кадров, анкета, были утверждены работодателем самостоятельно с учетом специфики его деятельности.

Ведение личного дела

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями);

уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;

копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;

копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике;

копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;

материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);

результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);

документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора;

копией приказа о прекращении трудового договора;

копией трудовой книжки;

другими документами, связанными с работой.

Обратите внимание!Поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке

Помимо перечисленных, в личное дело могут входить и некоторыедругие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Если в течение работы у сотрудника меняются какие-то сведения, которые были указаны в личном листке по учету кадров, каким образом нужно изменять эти данные в документах личного дела? Может быть, следует переоформить личный листок?

Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. Обратите внимание: при этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения в учетных данных работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»). Обычно они имеют табличную форму (приложение 4 ) и разрабатываются по усмотрению работодателя.

Дополнение к личному листку по учету кадров работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения (награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов) вносятся на основании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.

В следующем номере «Справочника кадровика» мы разберем особенности текущего хранения личных дел сотрудников, а также правила подготовки их к длительному хранению и к сдаче в архив.

Приложение 1

Пример оформления книги (журнала) учета личных дел

Приложение 2

Пример оформления внутренней описи документов личного дела

Приложение 3

Пример оформления личного листка по учету кадров

Приложение 4

Пример оформления дополнения к личному листку по учету кадров

Картотека личных дел работников

Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.

Как правило, в состав личного дела входят:

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учету кадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

– справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

– трудовой контракт;

– данные аттестаций;

– характеристики;

– план карьерного роста.

В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников.

Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.

Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.